- Startpagina
- Nieuwsberichten
- 4 manieren om veilig met klanten te communiceren
Het spreekt voor zich dat de communicatie met klanten respectvol, transparant én vertrouwelijk verloopt. Transparantie betekent immers niet dat informatie vrij toegankelijk is voor iedereen. Alles wat in vertrouwen wordt gedeeld, blijft vertrouwelijk en mag niet bij onbevoegden terechtkomen. Communicatie moet daarom voldoende beschermd zijn, zodat niemand ongewenst kan meelezen of meeluisteren.
Bedrijven communiceren vandaag volop online met hun klanten en zakelijke relaties: via e-mail, berichtendiensten en sociale media. Die kanalen maken het eenvoudiger om regelmatig contact te houden en versterken de persoonlijke band. Wie correct en aansprekend communiceert, kan zo meer klanten bereiken én aan zich binden.
Deze vertrouwensband wordt in één klap tenietgedaan als gegevens van klanten op straat komen te liggen. Vooral wanneer blijkt dat het bedrijf niet goed heeft opgelet en de deur daardoor wagenwijd openzette voor hackers en cyberaanvallen. De juiste manier van communiceren betreft dus niet alleen de woorden en de toon van het bericht. Ook de manier waarop het bericht de klant heeft bereikt, verdient de nodige aandacht.
Cybercriminelen kunnen op verschillende manieren toegang krijgen tot online verzonden en ontvangen gegevens. Die informatie kan worden misbruikt voor identiteitsdiefstal of verhandeld op het dark web. Voor bedrijven kan een datalek bovendien leiden tot aanzienlijke reputatieschade, zeker wanneer klanten onvoldoende beschermd blijken. Hoewel cybercriminelen steeds geraffineerder te werk gaan, zijn er gelukkig nog altijd betrouwbare manieren om zakelijke communicatie tegen ongewenste inmenging te beveiligen:
Het spreekt voor zich dat het internet op kantoor sterk beveiligd is. Minder vanzelfsprekend is de veiligheid van thuisnetwerken, of nog erger, van openbare netwerken. Medewerkers die via openbare wifi werken, nemen daarmee een groot risico voor het bedrijf. Hackers kunnen zulke netwerken makkelijk manipuleren en gegevens onderscheppen.
Voor remote werkers is een VPN daarom sterk aanbevolen. Deze versleutelde privéverbinding is eenvoudig in te schakelen en biedt een beveiligde uitwisseling van data. Daarbij is alleen het IP-adres van de tussenliggende VPN-server zichtbaar voor de buitenwereld. Wie zich afvraagt wat een VPN-verbinding kost, kan gerustgesteld worden. Een abonnement is vaak niet duurder dan een of twee kopjes koffie per maand.
Encryptie van berichten zorgt ervoor dat alleen de beoogde eindontvanger het bericht kan lezen. Voor bedrijven is dit een onmisbare stap, omdat alleen op deze manier de vertrouwelijkheid van e-mailcorrespondentie kan worden gegarandeerd. Daarbij is het van essentieel belang om nauwkeurig bij te houden wie er precies toegang heeft tot zakelijke e-mailaccounts. Laat iedere gebruiker regelmatig zijn of haar paswoord wijzigen en multifactorauthenticatie instellen.
Zorg ervoor dat alle zakelijke GSM-toestellen binnen het bedrijf regelmatig en onmiddellijk geüpdatet worden. Updates bevatten vaak belangrijke oplossingen voor kwetsbaarheden die door cybercriminelen misbruikt kunnen worden. Mobile device management (MDM) is een systeem waarmee bedrijven zakelijke GSM’s kunnen volgen en ingrijpen als er iets misgaat. Zo kunnen ze bijvoorbeeld vanaf een afstand bepaalde informatie van de GSM wissen.
Veel datalekken ontstaan doordat iemand per ongeluk op een link heeft geklikt in een phishingbericht. Niet alle phishingberichten zijn even makkelijk te herkennen. Speciale anti-phishingsoftware kan daarbij helpen. Toch blijft het belangrijk dat iedereen op de werkvloer weet waar ze op moeten letten. Trainingen op het gebied van cyberveiligheid zouden standaard eens in de zoveel tijd moeten plaatsvinden binnen elk bedrijf. Ook dient er een plan van aanpak klaar te liggen voor wanneer zich toch een crisissituatie voordoet.
Online communicatiemiddelen bieden bedrijven volop kansen. Ze maken het eenvoudig, snel en effectief om contact te houden met bestaande én toekomstige klanten. Door zorgvuldig met hun gegevens om te gaan, versterken bedrijven het vertrouwen en vergroten ze de kans dat klanten ook in de toekomst voor hen blijven kiezen.